Wie recherchiere ich?

Der Sucheinstieg

Für Ihre Suche nach Beständen oder einzelnen Archivalien können Sie verschiedene Recherchemöglichkeiten nutzen:

• über einen Begriff oder Namen, den Sie in den Archivgutbeschreibungen erwarten (Volltextsuche),
• über die systematische Gliederung der Bestände in der standortübergreifenden Tektonik (Archivplansuche),
• im Expertenmodus über eine differenzierte Suchstrategie (Feldsuche).

Grundsätzlich ist dabei zu beachten, dass in jeder Suchvariante nicht der Inhalt des Archivales, sondern nur die Erschließungsinformationen, also die erfassten Daten wie Titel oder Enthält-Vermerk, durchsucht werden.

Übrigens: Wenn ein Archivale in der Trefferliste einer Suche rot markiert ist, bedeutet dies, dass in der Datenbank für diese Verzeichnungseinheit Benutzungseinschränkungen hinterlegt sind. In den allermeisten Fällen handelt es sich dabei um noch laufende Schutzfristen, aber auch ein gefährdeter Erhaltungszustand oder besondere Zugangsregelungen bei Deposita können hinter einer Rotmarkierung stecken. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass nicht für alle in Frage kommenden Verzeichnungseinheiten Benutzungseinschränkungen kenntlich hinterlegt werden konnten.

Die Volltextsuche

Einen ersten Zugang bietet in der Regel die Volltextsuche, bei der Sie, wie Sie es bspw. von Internet-Suchmaschinen gewöhnt sind, eine Abfrage mit einem Suchbegriff in den Verzeichnungsangaben aller verfügbaren Bestände und Archivalien durchführen können. Erweiterte Suchoptionen ermöglichen eine detaillierte Recherche.

Für alle Suchen gilt, dass Treffer nur dann geliefert werden können, wenn die von Ihnen formulierten Suchkriterien in den vorhandenen Metadaten vorkommen. Wir empfehlen Ihnen darum, bei dieser Schlagwortsuche „querzudenken“ und bspw. auch andere oder alte Begriffe oder Schreibweisen von Orten oder Familiennamen oder auch zeittypische Abkürzungen (wie beispielsweise SMAD) auszuprobieren. Bei einer thematischen Suche bietet sich die Verwendung von Synonymen an, also von anderen Worten für dieselbe Sache: Chaussee für Landstraße oder Taxe für Steuer. Auch die Funktion „Wortvariationen berücksichtigen“ ist zu empfehlen, da Sie beispielsweise auf diese Weise mit dem Suchbegriff „Kran“ sowohl „Kranbau“ als auch „Krane“ finden.

Bitte sehen Sie in der erweiterten Volltextsuche von der möglichen Auswahl einer Archivalienart ab, da hierzu keine Recherche möglich ist. Bei einer solchen Suche erhalten sie keine Treffer, da die einschlägigen Datenbankfelder von uns nicht befüllt wurden.

Beachten Sie bitte, dass das Ergebnis einer Volltextsuche oft nur die „Spitze eines Eisbergs“ darstellt. Um weitere relevante Unterlagen zu finden, sollten Sie daher stets eine Archivplansuche durchführen. Diese wird weiter unten beschrieben.

Die Resultatliste

Die Resultatliste listet die Treffer einer Suche auf. Sie besteht aus den folgenden Spalten:

• Checkbox: Mit Klick auf die Checkbox werden Treffer markiert. Diese können Sie anschließend über die Befehle in der linken Menüspalte weiter bearbeiten.
• Titel/Darin
• Entstehungszeitraum (= Laufzeit)
• Stufe (beispielsweise Bestand, Gliederungsgruppe oder Akte)
• Signatur
• Archivplan/Zielscheiben-Symbol: Mit Klick auf das Symbol wechselt die Ansicht zum Archivplan. Der Treffer ist innerhalb des Archivplans markiert. So können weitere Unterlagen bspw. im selben Bestand recherchiert werden. Eine Beschreibung der Archivplansuche finden Sie im gleichnamigen Abschnitt weiter unten.
• Benutzungsort: Hier sehen Sie auf einen Blick, an welchem unserer Standorte Sie den jeweiligen Treffer einsehen können.

Die Detailsicht

Mit einem Klick auf einen Titel aus der Resultatliste wird die Detailsicht aufgerufen. Sie zeigt die verfügbaren Informationen zu der entsprechenden Verzeichnungseinheit auf. Die für Sie wichtigsten Informationen sind der Titel und die Laufzeit, um entscheiden zu können, ob diese Verzeichnungseinheit für Sie interessant ist. Für die Bestellung relevant sind die Signatur und der Benutzungsort. Letzteren finden Sie auf dieser Ebene am oberen Bildschirmrand in eckigen Klammern hinter dem Titel und der Laufzeit.

Bitte beachten Sie, dass unter „Archivplan-Kontext“ nicht alle Einheiten angezeigt werden, die auf gleicher Stufe erfasst sind wie die ausgewählte Verzeichnungseinheit, sondern nur die vorhergehende und die nächstfolgende. Die Anzeige des gesamten Archivplans erfolgt mit Klick auf „Im Archivplan lokalisieren“ in der linken Menüspalte.

Die Archivplansuche

Unabdingbar für tiefere Recherchen ist die Archivplansuche. Dies bedeutet, dass Sie die Bestände, in denen für Sie interessante Archivalien zu erwarten sind, systematisch durchsuchen sollten. „Zu erwarten“ heißt in erster Linie, die im Abschnitt „Wie sind die Archivalien geordnet?“ beschriebene nach Herkunft und nicht nach Sachthemen strukturierte Gliederung zu berücksichtigen. Wenn Sie etwas über eine Schule herausfinden sollen, müssen Sie also wissen, welche Behörde zu dieser Zeit für das Schulwesen zuständig war.

Ein erster Anhaltspunkt können dabei ein oder mehrere Treffer über die Volltextsuche in einem bestimmten Bestand sein. Diesen sollten Sie dann gezielt durchsuchen, was bedeutet, sich „von oben nach unten durchzuklicken“. Auf diese Weise ist es möglich, ein für Sie relevantes Thema, eine Person oder ein Ort in einer Akte zu finden, die Sie über die Volltextrecherche nicht gefunden hätten. Dies ist darin begründet, dass der Titel oder der Enthält-Vermerk nicht immer bspw. die Namen aller in einer Akte vorkommenden Personen umfasst.

Ein Beispiel: Sie suchen nach Unterlagen zu dem Ort Welfesholz. Mit diesem Suchbegriff erhalten Sie derzeit (Jan. 2017) immerhin 33 Treffer in der Datenbank. Doch der Rückschluss, dass man nun alle einschlägigen Unterlagen gefunden hätte, wäre falsch. Dazu ist es nun wichtig zu wissen, welcher Verwaltungseinheit Welfesholz im Laufe der Zeit zugeordnet war. Zwei Treffer im Bestand C 50 Mansfelder Seekreis (Eisleben) deuten bereits darauf hin, dass Welfesholz zu diesem Landkreis gehörte. Wir empfehlen Wikipedia und das Genealogische Ortsverzeichnis des Vereins für Computergenealogie, um diese Informationen zu ermitteln. Im Fall von Welfesholz erhalten Sie nach einer kurzen Recherche die Information, dass der Ort dem Mansfelder Seekreis angehörte und dieser von 1816 an in Preußen und nach dem Zweiten Weltkrieg in der SBZ bzw. der DDR bis 1950 lag. Interessieren Sie sich also vor allem für diese Zeit der Geschichte von Welfesholz, ist es zu empfehlen, im genannten Bestand C 50 Mansfelder Seekreis (Eisleben) genauer zu recherchieren. Es sind Unterlagen zu erwarten, die Welfesholz nicht direkt im Titel führen, in denen Informationen zu diesem Ort aber dennoch gefunden werden könnten, beispielsweise in der Akte Nr. 487: Verwaltungsangelegenheiten des Mansfelder Seekreises (1930-1938).

Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die Zuständigkeit von Behörden für Ihr Thema zu ermitteln, helfen Ihnen unsere ArchivarInnen gerne weiter.

Beim Navigieren in dieser Baumsicht signalisiert ein +-Zeichen in der Regel, dass sich auf untergeordneten Ebenen noch Daten befinden, die Sie durch Anklicken öffnen können. Sollten sich keine untergeordneten Datensätze ansteuern lassen, befinden sich diese noch in Bearbeitung und wurden für die Recherche nicht frei geschaltet.

Die Feldsuche

Diese Suchvariante ermöglicht eine gezielte Suche über bestimmte Felder, die mit Informationen belegt sind. So lässt sich beispielsweise eine Ihnen bekannte Signatur gezielt ansteuern oder Sie können eine Recherche mit einem bestimmten Begriff auf das Feld „Titel“ begrenzen.

Die Arbeitsmappen

Arbeitsmappen dienen dazu, Treffer für eine spätere Verwendung abzuspeichern. Sie können mit Titel und Beschreibung versehen werden. Es können beliebig viele Arbeitsmappen angelegt werden. Sie bleiben solange gespeichert, bis sie manuell gelöscht werden.

Für die Nutzung der Arbeitsmappen ist eine vorherige Anmeldung mit dem persönlichen Benutzerkonto nötig. Einen entsprechenden Button finden Sie im oberen rechten Bildschirmbereich.

Mit Klick auf die Checkbox in der Trefferliste werden ein oder mehrere Treffer markiert und können über den Befehl „Markierte in Arbeitsmappe legen“ zu einer neuen Arbeitsmappe zusammengefasst oder einer bereits bestehenden Arbeitsmappe angefügt werden. In der Detailsicht können einzelne Treffer direkt über den Befehl „In Arbeitsmappe legen“ im linken Menü hinzugefügt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Arbeitsmappe keinen Warenkorb darstellt. Eine Bestellung über die Datenbank ist leider derzeit nicht möglich. Sie können jedoch den Inhalt einer Arbeitsmappe als PDF speichern und diese Datei bei einer Bestellung per Mail anhängen.

Zusammenfassung

Nicht alle vom Landesarchiv verwahrten Unterlagen sind online recherchierbar. Zudem geben die Online-Informationen nicht alle Inhalte der Archivalien wieder, so dass anschließend an die Volltextsuche auch eine Archivplansuche durchgeführt werden sollte. Dafür sind gewisse Kenntnisse in der Verwaltungsgeschichte hilfreich, um an der richtigen Stelle suchen zu können.

Die Suchstrategien ergänzen sich also. Für eine eingehende Recherche empfiehlt es sich daher stets, die Ergebnisse der verschiedenen Varianten zu kombinieren.

Sollten Sie unsicher sein, ob Sie richtig und vollständig recherchiert haben, zögern Sie nicht, sich mit einer schriftlichen Anfrage an uns zu wenden.