Was ist nicht oder nur teilweise online?

Es gibt mehrere Gründe, warum eine Recherche bisweilen nicht zum Erfolg führen kann:

1. Die gesuchten Unterlagen sind dem Archiv nicht oder noch nicht zur Übernahme angeboten worden.

In der Landesverwaltung entstandene Unterlagen müssen dort noch für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden, bspw. falls sie für die Erledigung der Geschäfte noch einmal benötigt werden sollten. Die Dauer dieser sogenannten Aufbewahrungsfristen kann stark variieren, von einem Jahr bis zu über 100 Jahren, je nach Art der Unterlagen. Sie befinden sich dann noch in der betreffenden Behörde und nicht im Landesarchiv. Eine Einsichtnahme können Sie in solchen Fällen gemäß Informationszugangsgesetz direkt bei der Behörde selbst beantragen.

2. Die gesuchten Unterlagen existieren nicht mehr.

Archive können nicht alle Unterlagen, die in der Verwaltung entstehen, dauerhaft aufbewahren. Die Menge wäre viel zu groß. Daher erhielten und erhalten Archive anhand von Kriterien, die in fachlicher Diskussion kontinuierlich weiterentwickelt werden, nur einen kleinen Teil davon – die sogenannte archivwürdige Überlieferung. Die Entscheidung, welche Unterlagen aufbewahrt werden, liegt also bei den ArchivarInnen und nicht bei den Behörden. Der Rest, ein Großteil der entstandenen Unterlagen, muss vernichtet werden, nicht zuletzt aus Datenschutzgründen. Hinzu kommen bewusste Abgaben an andere Archive (sogenannte „Bestandsbereinigungen“) sowie unbeabsichtigte Verluste durch Kriege und Katastrophen oder infolge irreparabler Schäden an den Unterlagen (Schimmel, sich auflösendes saures Papier etc.). Der Signaturbestandteil „fehlt“ deutet in der Regel auf solche Verluste hin. Auf der Bestandsebene sind häufig Erklärungen dafür zu finden, meist in den Feldern „Bestandsinformationen“ oder „Registraturbildner“. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich gerne für nähere Erläuterungen an uns.

3. Das Archivgut ist noch nicht online recherchierbar.

Obwohl das Ziel der vollständigen Erschließung aller Archivalien als Ideal angestrebt wird, gibt es in fast jedem Archiv sogenannte Erschließungsrückstände. Das bedeutet, dass noch nicht alle verwahrten Unterlagen in Verzeichnissen erfasst sind.

Vor der Einführung von Computern angelegte Verzeichnisse liegen nur in Papierform vor. Die Übertragung dieser Informationen in eine elektronische Datenbank, die sogenannte „Retrokonversion“, ist aufgrund schwer lesbarer Handschriften, der dem modernen Sprachgebrauch anzupassenden Sprache und wegen der schieren Masse eine gewaltige Aufgabe, die noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Das Landesarchiv archiviert Aktenbestände im Umfang von mehr als 50.000 lfm – zur Hälfte davon können Sie online substantielle, aber noch nicht in jedem Fall vollständige Erschließungsinformationen recherchieren.

Informationen zum Erschließungsstand finden Sie in der Regel auf der Bestandsebene im Abschnitt „Form-/Inhaltsangaben“.

4. Der Titel ist anonymisiert.

Das Landesarchivgesetz sieht eine allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren vor. Zusätzlich gibt es eine Schutzfrist für Schriftgut mit überwiegend personenbezogenem Inhalt, beispielsweise Personalakten. Hier sind 30 Jahre nach dem Tod oder 110 Jahre nach Geburt vorgesehen, wenn das Todesjahr nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen ist. Das Steuer- bzw. Sozialgeheimnis oder andere Geheimhaltungsvorschriften können eine unverkürzbare Schutzfrist von 60 Jahren nach Entstehen der Unterlagen nach sich ziehen.

Von der Schutzfrist eines Archivales selbst zu unterscheiden ist der recherchierbare Verzeichnungsdatensatz, also jene Informationen, die Sie in der Datenbank finden können. Denn die Angabe „Personalakten A-M“  beispielsweise enthält selbst keine schützenswerten Informationen, obwohl möglicherweise eine Schutzfrist der Akte selbst noch läuft. Im Fall von Personennamen jedoch wäre bereits die Nennung des Namens in einem bestimmten Zusammenhang nicht erlaubt. Daher nehmen wir in solchen Fällen Anonymisierungen vor. Eine Akte „Personalakte Mustermann, Max“ würde bei uns während laufender Schutzfristen also beispielsweise den Titel „Personalakte M*, Max“ erhalten. Ergeben sich aus dem Zusammenhang der Nennung jedoch Anhaltspunkte für eine mögliche Identifizierung der Person, würde eine weitergehendere Anonymisierung erfolgen.

Wir verfolgen mit dieser Praxis das Ziel, Ihnen einerseits so früh und so umfassend wie möglich Recherchedatensätze zur Verfügung zu stellen und andererseits dem Schutz des Persönlichkeitsrechts zu entsprechen.

Eine Benutzung von Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen ist unter bestimmten Voraussetzungen dennoch möglich. Um dies zu prüfen ist ein Schutzfristenverkürzungsantrag) zu stellen. Im Zweifel, vor allem bei Schriftgut jüngeren Datums, wenden Sie sich bitte mit einer schriftlichen Anfrage an uns oder fragen Sie die FacharchivarInnen.

Bitte beachten Sie bei Ihren Recherchen, dass die Online-Datenbank zwar alle Bestände des Landesarchivs umfasst, aber die Informationen über die einzelnen Akten, Urkunden, Karten und andere Archivgutformen bisher nur für einen (immer größer werdenden) Teil unserer Archivalien in der Datenbank enthalten sind. In unseren Lesesälen können Sie alle weiteren hand- oder maschinenschriftlichen Findhilfsmittel einsehen.

5. Der von Ihnen verwendete Begriff findet sich so nicht in den Aktentiteln.

Die im Landesarchiv verwahrten Archivalien stammen aus verschiedenen Jahrhunderten. Seither hat sich die Sprache vielfach gewandelt. Es kann daher sein, dass Sie bei Ihrer Suche nicht erfolgreich sind, weil der im Aktentitel genannte Begriff nicht genauso lautet wie ihr Suchbegriff. Beispielsweise sollten Sie nach Chausseen suchen, wenn Sie etwas über preußische Landstraßen wissen wollen. Ebenso findet sich häufig ein Begriff nicht im Aktentitel, wohl aber in der Akte. Wenn Sie eine Brücke über die Bode im heutigen Salzlandkreis suchen, kann es sein, dass Sie diese Bodebrücke nicht finden, weil sie in einer Akte über „Die Besserung derer Wege und Stege, Brücken und Dämme in und bei der Stadt Egeln“ zu suchen ist. Um trotzdem alle für Ihre Forschung relevanten Archivalien zu ermitteln, empfiehlt sich in solchen Fällen eine Erweiterung Ihrer Suchstrategie und/oder die Einbeziehung der Archivplansuche. Wie dies funktioniert, erfahren Sie im nachfolgenden Kapitel.